质量记录是把一次检验"固定下来"的载体。检验做完，结果只留在检验员脑子里，等于没做；记录写下来、签上名、归好档，才谈得上追溯和交付。腾炬机械在质量记录管理上的做法是，把填什么、怎么写、谁签、存多久这几件事拆开说清，让记录在客户审核和售后追溯时拿得出手。本篇讲的是记录这个载体本身，检验方法另有一线流程在管。

质量记录的范围

质量记录不是只有出厂检验那一张表。它的范围覆盖来料检验、过程检验、首件确认、出厂检验与试运行记录、计量器具校准记录、不合格品处置记录，以及焊接工艺与焊工资质方面的记录。这些记录分属不同环节，形式各异，但共同点是都要能回答"这批活当时是什么状态、依据什么判的、谁负责"。范围划定之后，容易漏的往往是过程与计量这两块，而不是最终那一张。

填写的基本要求

填写有几条底线：真实、及时、不得追记。检验数据要现场填，事后凭印象补记，数据就失去了证据价值。更改不能涂改覆盖，划改后签名注明日期，保留原值，让改动留痕。签署要落到具体人，检验、复核、批准各自的栏位不能空转，也不能一人代签到底。记录一旦形成，就属于受控文件，不能随手撕毁重写，需要更正时按流程处理。

记录与实物、批次、图纸版本的对应

记录光有数据不够，还要能和实物对上。记录上要能看出批次、产品型号、对应的图纸版本，出货时才能顺着批号找到当时的检验状态。如果图纸换过版，记录的判定依据也要跟着注明版本，否则事后核对会出现"按哪一版判的"说不清。腾炬机械在这方面的做法是，把批号与图号、版次写进记录表头，让记录和实物之间有一条可追的线。

归档与保存期限的分类

归档不是把所有记录堆在一起，而是按类区分。保存期限可以按产品寿命周期与合同约定来定：涉及安全与关键配合的记录保存期长一些，一般过程记录按约定执行。归档要分类、编号、建目录，纸质件按序装订，电子件按目录存放并做备份。到期销毁也要有记录，避免到期该清的没清、该留的被误删。

电子记录与纸质记录并行的管理

现在不少企业的记录是电子与纸质并行的。电子记录便于统计和检索，纸质记录便于现场签署和当面临检。并行时最怕两套内容不一致，所以要说明以哪一套为正本，电子记录的修改要走权限和日志，纸质件签署后及时扫描归档，两套的对应关系在记录编号上体现。权限管理要跟上，不能让任何人都能改数据。

记录在审核、追溯、换版时的作用

质量记录的价值，平时看不出来，几个场合才显出来。客户审核时要按清单调记录，追溯时要顺着批号查到当时的检验状态与责任人，换版时还要靠历史记录确认前后判定口径的差异。把这些场合想在前头，记录的表头设计和归档索引就会跟着改。

关于腾炬

常州腾炬机械制造有限公司（品牌"腾炬"）成立于 2016 年，坐落于江苏省常州市武进区，是一家专门从事电工机械设备、电气自动化设备等专业非标定制机械设备的技术创新型公司。公司重点开发变压器行业需要的各类专用设备，现研发成熟产品包括变压器片式散热器、变压器片式散热器生产线、片式散热器滚压线、波纹片、波纹片生产线（波纹片成型机、波纹片点焊机、放卷机）、波纹片加强筋点焊机、折弯机及液压成套设备等，设备已出口加拿大、意大利、印度、南非等多个国家。

本文所引标准条款以现行有效版本为准，标准状态会随修订与废止发生变化，技术文件中的标准引用建议注明"现行有效版本"并定期复查。